Tips Aman Menyimpan Dokumen Penting

 

Meski zaman sudah modern, nyatanya bagi beberapa instansi maupun perusahaan masih menggunakan kertas dan menyimpan dokumen dengan cara manual. Beberapa jasa penyimpanan arsip kini dapat Anda jadikan solusi. Anda bisa simpan arsip bersama Crown Records Management yang memberikan layanan menyimpan arsip dengan lebih efisien dan tentunya aman karena sistem penyimpanan menggunakan standar internasional.

Namun beberapa langkah berikut juga bisa Anda lakukan, khususnya untuk beberapa dokumen yang masih dapat Anda simpan sendiri. Meski membutuhkan usaha esktra, tentunya Anda harus menjaga keselamatan beberapa dokumen penting agar tetap aman. Yuk simak tipsnya sebagai berikut.

● Perbanyakkan dokumen

Hal pertama yang bisa Anda lakukan adalah dengan memperbanyak dokumen yang ada. Fungsinya adalah untuk memastikan Anda memiliki cadangan dokumen penting jika sesuatu hal yang tidak diinginkan terjadi. Selain itu, fungsi lainnya adalah agar segala aktivitas yang berhubungan dengan dokumen, selama masih bisa dapat diwakilkan oleh dokumen hasil duplikasi agar dokumen asli tetap aman dan tidak berpindah tangan. Duplikasi beberapa dokumen tidak perlu banyak, cukup lima - sepuluh lembar per dokumen sesuai dengan kebutuhan.

● Jangan dilaminating

Beberapa orang membiasakan diri untuk melaminasi dokumen penting, dengan alasan agar dokumen tidak mudah basah dan rusak. Nyatanya, proses laminasi yang melibatkan plastik serta suhu panas berpotensi merusak dokumen jauh lebih parah. Belum lagi jika ada aktivitas di masa mendatang untuk mengecek keaslian dokumen, sehingga dokumen dipaksa untuk dikeluarkan dari plastik laminasi yang sudah menempel erat.

● Masukan dokumen penting ke dalam brankas

Cara lain yang bisa Anda lakukan adalah dengan menyimpan beberapa dokumen penting ke dalam brankas yang anti panas, penyok serta tentunya anti air. Fungsi brankas yang sudah dilengkapi juga dengan sistem keamanan yang tinggi juga dapat menghindarkan dokumen dari usaha pencurian, sehingga berkas dokumen menjadi lebih aman.

● Gunakan jasa safe deposit box

Selain beberapa langkah di atas, Anda juga dapat menggunakan jasa safe deposit box yang tersedia di beberapa bank, kantor pos dan lembaga lainnya. Dibutuhkan beberapa persyaratan untuk menyewa pelayanan ini, misalnya saja jika Anda mau menyimpan beberapa dokumen penting di bank, Anda harus membuka tabungan atau menyerahkan beberapa uang sebagai biaya sewa. Metode penyimpananpun terbilang aman, karena dipastikan perangkat penyimpanan terbuat dari baja kuat anti guncang, bebas dari bongkaran paksa dan juga tentunya aman dari bencana banjir dan kebakaran.

Itu dia beberapa tips untuk menyimpan beberapa dokumen penting yang bisa Anda lakukan agar dokumen yang ada di kantor tetap rapi dan aman. Meski begitu, ada baiknya Anda mempertimbangkan untuk menyewa jasa profesional yang bisa memastikan dokumen Anda disimpan dan dikelola dengan efisien serta dilengkapi dengan sistem keamanan yang canggih demi memastikan keselamatannya.